Tổ chức sự kiện là cơ hội để quảng bá sản phẩm, tiếp cận được nhiều khách hàng và các đối tác giúp doanh nghiệp phát triển hơn. Để tổ chức sự kiện thành công đòi hỏi rất nhiều yếu tố về thời gian, nhân sự, kinh nghiệm…. Do đó sự kiện cần được lên kế hoạch chu đáo và thực hiện theo quy trình tổ chức chặt chẽ. Đây là điều kiện cần thiết để đảm bảo cho sự kiện diễn ra được thành công tốt đẹp.
Sự kiện là gì?
Là những hoạt động quy tụ số lượng lớn người tham gia tại một địa điểm, thời gian nhất định nhằm truyền đạt một thông điệp cụ thể tạo sức hút đối với người tham gia.
Một số sự kiện có ý nghĩa quan trọng với đời sống xã hội và được các phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin như Worldcup, cuộc thi hoa hậu hoàn vũ Việt Nam,… hay gần gũi hơn trong cuộc sống, công việc thường ngày là hội nghị, hội thảo hay tiệc tất niên cuối năm (year end party)…
Tổ chức sự kiện là gì?
Là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, chuẩn bị hậu cần, tiến hành và giám sát sự kiện trong một không gian và thời gian cụ thể.
Các hoạt động tổ chức sự kiện bao gồm nhiều lĩnh vực: cá nhân, xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như roadshow, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được. Chính vì vậy, tổ chức sự kiện được đánh giá là công cụ quảng bá thương hiệu hữu hiệu cho các doanh nghiệp.
Vai trò của tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp thị, truyền thông hình ảnh thương hiệu, thu hút sự quan tâm, chú ý và tạo niềm tin với khách hàng.
Tổ chức sự kiện đóng vai trò như một công cụ quan trọng trong các hoạt động tiếp thị, quảng bá và chỉ đứng sau nghiên cứu thị trường, quảng cáo. Tổ chức sự kiện giúp khách hàng biết đến những dịch vụ, sản phẩm mà doanh nghiệp đang cung cấp
Việc tổ chức sự kiện nhằm đánh bóng cho sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của doanh nghiệp.
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Quy trình tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng và quyết định sự thành công của một chương trình sự kiện. Có rất nhiều các loại hình thức tổ chức sự kiện khác nhau, đồng thời mỗi loại hình sự kiện lại có quy mô, tính chất, mục đích và vai trò khác nhau. Thế nhưng, dù là loại hình sự kiện nào muốn thành công đều phải tuân theo một quy trình và cách thức tổ chức nhất định.
Một quy trình tổ chức sự kiện “CHUẨN” bao gồm những nội dung sau:
– Xác định thông tin sự kiện
– Xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện
– Lên kịch bản chương trình sự kiện
– Lập bảng phân chia nhân sự
– Thi công sự kiện trước khi diễn ra
– Tiến hành tổ chức sự kiện
– Kết thúc sự kiện
– Quyết toán các chi phí trong và phát sinh khi tổ chức sự kiện
– Tổng kết, đánh giá, báo cáo và rút kinh nghiệm
Những lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công
Để có được hiệu quả tối ưu mà sự kiện mang lại thì cần phải có những điều kiện nhất định như phải được lên kế hoạch chu đáo, xác định mục tiêu chiến lược rõ ràng và có thể đo lường được. Và để thành công, trước tiên bạn phải hiểu được các nguyên lý cơ bản để mang lại thành công cho một sự kiện là gì. Những lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công đó là:
– Tìm và ấn định địa điểm tổ chức trước khi công bố sự kiện
– Gửi thư mời có thông điệp hiệu quả
– Phát triển kế hoạch và luôn hành động theo nó
– Hãy làm việc bằng cái đầu thay vì chỉ biết chăm chỉ.
– Chú ý đến cả những chi tiết nhỏ nhất.
– Lập kế hoạch B cho mọi tình huống.
– Trang bị một số vận dụng “chữa cháy” khẩn cấp.
– Theo sát khách hàng chính là chìa khóa làm nên thành công.
– Đừng quên sử dụng công nghệ trong sự kiện.
– Chi tiêu trong phạm vi ngân sách.
Với những chia sẻ về cẩm nang tổ chức sự kiện trên đây, Nhà hàng Lam Mộc hy vọng bạn có những thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, hình ảnh và tiếp cận gần hơn với khách hàng.
Để được tư vấn về các gói tổ chức tiệc, sự kiện mời liên hệ Hotline : 0383.789.786