Đối với bất cứ sự kiện nào thì chọn địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những khâu quan trọng cần lưu ý, đây là yếu tố tạo nên thành công cho một chương trình. Địa điểm là nơi trực tiếp diễn ra sự kiện, do đó cần được khảo sát kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định và ký hợp đồng. Ban đầu, chúng ta thường khó mà có thể hình dung cần lựa chọn địa điểm như thế nào. Tuy nhiên, bạn có thể căn cứ vào một số yếu tố sau:

1. Vị trí tổ chức

Trước khi lưạ chọn, bạn hãy đi khảo sát trước địa điểm ở những trung tâm hội nghị, bạn cần xem xét vị trí địa lý, xem giao thông đi lại có thuận lợi không, địa điểm có dễ dàng tìm kiếm cho người tham gia không.

Với những hội nghị diễn ra dài ngày, ngoài khu vực diễn ra sự kiện, bạn cũng cần lưu ý bố trí chỗ lưu trú cho khách ở xa ngay tại khách sạn hoặc resort cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện.

2. Dịch vụ hỗ trợ xung quanh địa điểm tổ chức

Khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, bạn cần quan tâm đến các dịch vụ hỗ trợ xung quanh của nơi đó. Ví dụ như sự kiện của bạn kéo dài trong nhiều ngày, hãy so sánh giá của tiệc ngay tại sự kiện của địa điểm tổ chức với những dịch vụ ăn uống, nhà hàng bên ngoài, gần với địa điểm của bạn, xem bên nào phù hợp với phần đông người tham gia, chi phí nào hợp lý để đưa ta quyết định.

Ngoài ra, việc khảo sát các dịch vụ hỗ trợ xung quanh địa điểm tổ chức cũng sẽ giúp nhà tổ chức có cái nhìn tổng quan về khu vực diễn ra sự kiện. Đồng thời chủ động hơn khi xử lý các tình huống có thể phát sinh trong sự kiện.

3. Không gian của địa điểm

Khảo sát không gian sự kiện bao gồm khảo sát sảnh tiệc, sảnh đón khách, hành lang và các khu vực có liên quan. Nếu sự kiện của bạn có quy mô khách mời lớn, hãy tìm một nơi đủ rộng để khách mời cảm thấy thoái mái và thuận tiện cho công tác tổ chức. Ngược lại, những sự kiện có số lượng khách mời tham dự ít thì không nên chọn sảnh sự kiện quá lớn vì sẽ loãng chương trình. Riêng với những sự kiện mở cửa tự do, hãy tìm một địa điểm có nhiều phòng để có thể thay đổi phương án khi thấy cần thiết.

Đặc biệt cần chú ý kiến trúc, nội thất, trang trí sao cho phù hợp với sự kiện. Nếu là một bữa tiệc cuối năm thì nên chọn những nơi sang trọng, có kiến trúc độc đáo, tuy nhiên nếu đó là một hội chợ hay một triển lãm thì lại nên chọn những không gian đơn giản, thoáng đãng. Điều đó sẽ tạo nên hiệu ứng trang trí độc đáo cho sự kiện của bạn.

4. Các dịch vụ đi kèm

Đừng chỉ xem xét các địa điểm thông qua website của họ mà bạn nên đến tận nơi để xem xét các dịch vụ và tiện nghi mà các địa điểm cung cấp. Những địa điểm có nhà bếp phục vụ tại chỗ thường rất thuận tiện cũng là một điều đáng lưu ý khi bạn chọn địa điểm. Thức ăn là một yếu tố quan trọng khác để bất kỳ sự kiện nào thành công.

Bên cạnh đó, địa điểm tổ chức sự kiện phải trang bị đầy đủ các dịch vụ đi kèm như: âm thanh, ánh sáng, sân khấu, thiết bị trình chiếu… Các dịch vụ tích hợp kèm theo như teabreak, đồ uống, cách phục vụ …cũng là điều đáng lưu tâm.

Một địa điểm được cung cấp đầy đủ dịch vụ sẽ tốt hơn nhiều so với những nơi chỉ phục vụ tổ chức hội nghị đơn thuần.

5. Chi phí tổ chức

Bạn nên tham khảo giá cả của nhiều nơi khác nhau trước khi đi đến quyết định chính thức. Chất lượng dịch vụ và giá cả sẽ là 2 yếu tố quan trọng nhất mà chúng ta đem ra cân đo đong đếm giữa những địa điểm này với nhau. Nên bạn hãy dành ra thời gian và công sức để tìm kiếm cũng như phân tích để tìm ra nơi phù hợp nhất.

Nếu sự kiện có quy mô lớn và có nhiều hạng mục quan trọng liên quan đến địa điểm tổ chức sự kiện thì nên tìm đến các đơn vị tổ chức có kinh nghiệm để được tư vấn địa điểm và mức giá phù hợp nhất.

Bạn cũng có thể tham khảo không gian tổ chức sự kiện tại Nhà hàng Lam Mộc – chúng tôi tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện chất lượng tại Hà Nội. Với kinh nghiệm tổ chức nhiều sự kiện lớn – nhỏ, Nhà hàng Lam Mộc có thể đáp ứng mọi nhu cầu tổ chức các sự kiện lớn trên mọi lĩnh vực.

6. Bãi đỗ xe rộng rãi

Cuối cùng, chỗ giữ, đậu xe dành cho khách nên có sức chứa đủ thoải mái cho cả phương tiện xe máy và ô tô. Lối ra vào nên rộng rãi, thuận tiện di chuyển để tránh gây ách tắc giao thông.

Trên đây là một số những lưu ý quan trọng mà chúng ta cần quan tâm khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Khi nắm bắt được những vấn đề cần thiết, chắc chắn từ khâu chuẩn bị đến khâu tiến hành tổ chức sự kiện của bạn sẽ diễn ra thành công hơn!

Please follow and like us: